Comment Coveo recrute (et garde) ses devs

C'est quoi, Coveo?

• SaaS fondé à Québec en 2005
• Plateforme d’IA pour recherche, recommandations et personnalisation en entreprise
• Utilisé par plusieurs grandes compagnies (Nespresso, SAP, Xero)
• Partenariats avec plusieurs gros joueurs (Salesforces, Adobe, Shopify)

Ah, et :
Ils sont entrés en bourse (TSX : CVO) en 2021, et ont levé 215 millions de dollars CAD.

Comment Coveo recrute (et garde) ses développeurs

Recruter les meilleurs talents tech, c’est pas juste une question d’avoir une belle offre sur LinkedIn ou d’offrir un gros salaire. Chez Coveo, c’est presque une science. Chaque étape du parcours des candidat.es révèle autant leurs skills techniques que leur fit avec l’équipe et les valeurs qu’ils partagent (ou pas).

On vous offre donc un accès aux coulisses de leur processus d’entrevue en R&D.

Pour commencer, on a demandé à Nicolas Pelletier, SVP R&D chez Coveo, de nous éclairer un peu sur l’évolution de l’embauche dans son département.

SaaSpasse : Peux-tu nous parler un peu du contexte actuel chez Coveo?

Nicolas:
Aujourd’hui, Coveo, c’est environ 750 employés, dont 40% en R&D. On est répartis dans quatre bureaux : Québec, Montréal, Londres et Weert (aux Pays-Bas).
C’est fou quand j’y pense, parce qu’à mes débuts, on était seulement 42, avec 21 personnes en R&D, dans un seul bureau à Québec. Depuis, tout a évolué, y compris nos besoins. On recrute des profils très variés, de stagiaires à des experts avec 15 ans d’expérience, des généralistes comme des spécialistes. Ça reflète bien la diversité des défis qu’on doit relever en R&D.

SaaSpasse : Quels défis vous avez rencontrés dans ton département avec cette croissance, et comment les avez-vous surmontés ?

Nicolas:
On a eu pas mal de défis mais si je devais les résumer, voici les principaux :

• Scaler le recrutement

Défi : On a dû trouver comment former plus de nouveaux intervieweurs tout en gardant un niveau de qualité élevé. Par exemple, au début, je passais beaucoup de temps avec chaque nouvel intervieweur pour les ramper up. C’était efficace, mais ça ne scalait pas.
Solution : On a défini les traits clés pour réussir en R&D, basés sur nos valeurs et on les a partagés avec tous les intervieweurs, accompagnés de questions types pour les évaluer. On a aussi imposé que tout rejet soit lié à ces traits. Résultat : des embauches plus cohérentes et une meilleure rétention.

• Ouverture de nouveaux bureaux

Défi : Intégrer notre culture dans les nouveaux bureaux sans créer des sous-cultures.
Solution : Au début, on intégrait chaque nouvel employé d’un nouveau bureau dans une équipe existante, ce qui forçait les liens entre les nouveaux et les anciens. Une fois que la culture était bien ancrée, on a pu former des équipes locales.

• Adaptation à la COVID

Défi : On a vécu plusieurs vagues de défis, de l’embauche massive pendant les premières vagues de la COVID à la compétition salariale exacerbée par le télétravail.
Solution : On était déjà habitués au travail à distance, donc l’adaptation a été plus facile pour nous. Pour "vendre" Coveo, on met de l’avant nos valeurs et notre culture, plutôt que nos bureaux ou nos activités sociales.

SaaSpasse : Comment les intervieweurs sont formés pour qu’ils soient prêts à recruter efficacement ?

Nicolas:
On a structuré un programme de formation très clair :

Ce qu’on enseigne :
Identifier et éviter les biais inconscients pour favoriser la diversité des profils.
Respecter les aspects légaux des entretiens, selon les régions.
Comprendre les évolutions des tests techniques et pourquoi on les modifie.

Comment on le fait :
Des sessions en personne, parfaites pour des discussions plus approfondies.
Des présentations virtuelles, idéales depuis la COVID et pour s’adapter à notre réalité globale.

On a aussi organisé nos intervieweurs en trois niveaux :

Ramp-Up : Les nouveaux apprennent la culture, les traits à évaluer, et commencent par observer des entretiens avant de passer à l’action.
Intermédiaires : Ils sont à l’aise pour mener des entretiens et travaillent souvent en binôme avec un Core.
Core : Ce sont les experts. Ils savent non seulement évaluer efficacement, mais aussi "vendre" Coveo aux candidats.

Dans chaque entretien, il y a toujours un intervieweur intermédiaire ou Core et un expert du rôle concerné. Ça garantit qu’on évalue bien les compétences techniques et qu’on partage une vision claire du poste avec les candidats.

SaaSpasse : Comment le département R&D travaille avec l’équipe de recrutement pour rester alignés ?

Nicolas:
On travaille vraiment main dans la main avec l’acquisition et l’attraction de talent. On organise des réunions bi-hebdomadaires avec les intervieweurs clés pour faire le point et on évalue régulièrement les processus pour s’assurer qu’ils restent efficaces, sans devenir trop lourds pour les candidats ou les équipes. Ces discussions-là permettent de résoudre les problèmes rapidement et de rester à jour sur les tendances du marché.

SaaSpasse : Ça a donné quoi concrètement toutes ces initiatives ?

Nicolas: On a réussi à maintenir une culture forte et cohérente, malgré une énorme croissance et un marché en constante évolution. Aujourd’hui, on est capables d’attirer des talents variés, de les intégrer efficacement, et surtout, de les garder. Tout ça, c’est grâce à une vision claire, des valeurs solides, et une agilité constante.

Pour s'assurer de trouver le meilleur fit pour le poste, Coveo a instauré un funnel très intéressant. En gros, le processus complet ressemble à ça:

On vous entend déjà nous dire ''cool, mais c'est quoi qui se passe à chaque étape?''.
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‍We got you.
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Étape 1 : L'entrevue initiale

L’appel avec un partenaire en acquisition de talents, c’est la porte d’entrée du processus de recrutement chez Coveo. Si un recruteur te contacte, c’est qu'ils pensent qu’il y a déjà un match potentiel qu'ils aimeraient explorer. L’objectif? Valider l’alignement et donner une vision claire du rôle et de l’environnement. Emilie Ruellan, gestionnaire de recrutement chez Coveo, nous explique pourquoi ce premier échange est crucial.

SaaSpasse : C’est quoi les objectifs de l’entrevue initiale?

Emilie:
On évalue en profondeur l’expérience du candidat, ses projets marquants et les compétences clés qu’il ou elle a développées. Mais les compétences techniques ne suffisent pas : on s’assure aussi que ses valeurs et ses attentes s’harmonisent avec la culture chez Coveo. C’est aussi l’occasion de présenter en détail le poste, l’équipe et le contexte de travail. Cette transparence dès le départ permet d’éviter les malentendus et d’aider le candidat à prendre une décision éclairée pour la suite du processus.

SaaSpasse : C’est quoi les traits clés pour les candidats R&D?

Emilie:
C'est important de savoir qu'on ne recrute pas juste pour des compétences techniques chez Coveo. Au fil des années, l’équipe R&D a identifié 12 traits essentiels pour exceller dans le département comme l’adaptabilité, la communication et la mentalité de croissance, entre autres. Toute l’équipe technique est formée pour identifier et analyser ces critères. Le but, c’est d’assurer une évaluation cohérente et minimiser les biais dans le processus d'embauche.

SaaSpasse : Comment intégrez-vous les valeurs de Coveo dans le processus d’entrevue?

Emilie:
Ces compétences sont scrutées tout au long de l’entretien, pas juste via des questions, mais aussi à travers les échanges et réactions du candidat. L’idée est simple : quelqu’un qui incarne ces qualités a tout ce qu’il faut pour réussir et grandir chez Coveo, peu importe le rôle.

SaaSpasse : Comment se démarquer en tant que candidat.e?

Emilie:
Pour se démarquer, un.e candidat.e devrait parler d’expériences concrètes qui collent au poste, montrer que les valeurs de Coveo sont comprises et poser des questions pertinentes sur l’équipe, les attentes, la mission… Bref, être curieux et authentique!

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Étape 2 : Entrevue avec un core interviewer

À cette étape, les candidats doivent parler avec un core interviewer. Dans la stratégie d’embauche chez Coveo, les employés actuels jouent un rôle important dans le recrutement de leurs nouveaux teammates et prennent part aux entrevues. On jase ici avec Kevin Lalumière, développeur logiciel sénior, R&D et core interviewer.

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SaaSpasse : C'est quoi, être un core interviewer chez Coveo?

Kevin:
Premièrement, ce qu'il faut savoir, c'est que les développeurs chez Coveo ont une place importante dans le processus de recrutement. Dans la majorité des interviews, les candidats rencontrent plusieurs développeurs. Ça fait environ 6 ans que je participe aux entretiens d'embauche. J'aime beaucoup l'aspect « psychologique » de ce travail. Les entretiens d'embauche sont aussi des opportunités d'avoir des discussions techniques avec plein de nouveaux développeurs/développeuses, et je suis toujours content de parler de code avec des personnes passionnées.

D'un point de vue plus pratique, en tant que core interviewer, je me fais habituellement assigner une ou deux entrevues par semaine. Je participe aussi à des discussions avec l'équipe de recrutement dans le cadre d'un processus d'amélioration continue. Nous abordons des sujets très variés dans ces discussions, des sujets simples comme améliorer la configuration des outils qu'on utilise lors des interviews et des sujets plus ambitieux, comme la création de nouveaux types d’entrevues techniques pour certains contextes particuliers.

SaaSpasse : Qu'est-ce que vous cherchez à mesurer ici? Pourquoi c'est important et combien de temps ça dure?

Kevin:
À ce stade, les entretiens d'embauche durent habituellement entre une heure et une heure et demie. Pendant ces entretiens, j'essaie de répondre à deux questions: est-ce que la personne avec laquelle j’échange s'intégrera facilement dans la culture de Coveo, et est-ce qu’elle est assez forte techniquement pour pouvoir contribuer au succès de son équipe?

Pour savoir s'il y a une adéquation culturelle entre la personne et Coveo, l'équipe de recrutement a commencé par réfléchir à quelles sont les valeurs de Coveo. Ces valeurs sont disponibles sur Internet. Ensuite, nous avons déterminé les « traits » que nous cherchions chez une personne en nous basant sur ces valeurs. Par exemple, nous cherchons des candidats & candidates respectueux.ses et des candidats & candidates qui communiquent bien. Mon travail durant l'interview, c'est de diriger la discussion pour que mon/ma collègue interviewer et moi nous puissions être confiants que la personne possède tous les traits requis, que ce soit des soft ou hard skills.

SaaSpasse : As-tu des tips & tricks pour les candidat.es qui voudraient se démarquer avec le core interviewer?

Kevin:
Souvent, lorsque nous posons une question au candidat.e, c'est parce qu'on veut évaluer un trait en particulier. Dans ces circonstances, c'est important pour le candidat.e de faire preuve d'introspection et de prendre le temps de réfléchir à une réponse qui illustre bien ses valeurs. C'est aussi important d'être honnête. Un entretien d'embauche est bidirectionnel: la personne doit aussi déterminer si elle veut travailler chez Coveo à travers nos discussions. Du côté technique, c'est important que le candidat.e distingue bien sa contribution personnelle des contributions de son équipe. Dans le cadre de l'entretien, nous sommes particulièrement intéressés aux contributions personnelles.

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Étape 3 : Deuxième entrevue / technical challenge

Une fois les traits bien évalués et le fit confirmé, cette étape met tes skills à l'épreuve. Amélie Dagenais, Development Manager, MLOps & Core AI chez Coveo, nous en dit un peu plus sur le processus.
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SaaSpasse : Qu’est-ce qui est évalué à cette étape et comment?

Amelie:
Le challenge technique chez Coveo sert principalement à évaluer les compétences techniques du/de la candidat(e). Voici le setup:

• Exercice à faire à la maison (2-5 heures): Résolution d’un problème de code ou revue de code préparée.
• Entrevue de discussion (90 minutes avec 2 intervieweurs): Discussion sur la solution ou revue de code.

On cherche à identifier des candidats capables de livrer de la valeur, de collaborer efficacement, et de démontrer une réflexion critique.

SaaSpasse : C’est quoi le processus?

Amelie:
Le processus est adapté à la position: backend, frontend, ML, DevOps, etc. Les candidat.es reçoivent un fichier avec les instructions et doivent réaliser leur challenge comme si c’était une vraie situation de production. Une fois l’exercice complété, les intervieweurs évaluent selon une grille préétablie.

SaaSpasse : Quelles sont les valeurs qui sont identifiées à cette étape?

Amelie:
Ici, on essaie de mettre en valeur des qualités comme la pensée analytique, l’adaptabilité et la persévérance. Le respect reste une constante à chaque interaction.

SaaSpasse : As-tu des tips & tricks pour les candidat.es qui voudraient se démarquer?

Amelie:

• Prendre le temps de structurer une solution propre avec commentaires et tests.
• Montrer une compréhension des choix technologiques et leurs implications.
• Se préparer à expliquer ses démarches et à explorer des pistes supplémentaires.

Quelques red flags: Une solution incomplète, des difficultés à justifier ses choix, ou l’incapacité à debugger.

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Étape 4 : Entrevue finale

L'entrevue finale, c'est l'étape charnière du processus de recrutement chez Coveo. Ici, pas de place pour l'approximation : c'est le dernier filtre avant de faire une offre. Contrairement aux entrevues précédentes, qui visent à évaluer les compétences et le potentiel du candidat, cette discussion sert à réduire tout risque d'erreur d'embauche.

Chez Coveo, l'entrevue finale est menée par deux directeurs :

• Le futur gestionnaire du candidat, qui valide l'alignement avec l'équipe et la vision du rôle.
• Un second directeur, en renfort pour apporter un regard objectif et assurer l'équité du processus.

Et pour les postes stratégiques? Un VP s'invite aussi dans l'équation. Parce qu'un mauvais recrutement à ces niveaux coûte cher. Très cher.

Nicolas Pelletier, qui nous a expliqué le processus d’entrevue au début du case study, nous partage maintenant les détails de cette phase cruciale du recrutement.
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Pourquoi cette entrevue compte vraiment selon Nicolas?

1. C’est le dernier checkpoint

Arriver à cette étape, c'est déjà une victoire : la majorité des candidats qui passent cette entrevue finissent par recevoir une offre. Mais ce n'est pas une formalité pour autant.

Si le taux d'acceptation chute à cette étape, c'est le signal d'alarme que quelque chose cloche dans le processus en amont. C'est pourquoi Coveo a introduit une grille de traits recherchés.

2. Éliminer les doutes restants

Les entrevues précédentes laissent souvent des zones d'ombre. Même si un candidat a reçu plusieurs évaluations positives, il reste des questions à éclaircir. La dernière entrevue permet donc de :

• Valider les signaux faibles repérés auparavant
• Poser des questions plus pointues que seul un directeur ou un VP peut manier avec justesse

3. Poser les questions difficiles (mais essentielles)

Le nerf de la guerre. Ça arrive que des intervieweurs plus juniors esquivent les questions inconfortables, de peur de déstabiliser le candidat ou d'altérer son expérience.

Chez Coveo, ils insistent : une question délicate, bien formulée, peut éviter une erreur coûteuse. La vraie question à se poser :

Qu'est-ce qui est plus inconfortable : poser une question difficile maintenant ou devoir congédier quelqu'un dans six mois parce qu'elle n'a pas été posée?

4. Offrir une expérience transparente (et réaliste)

Une entrevue n'est pas unidirectionnelle. Elle doit aussi permettre au candidat d'évaluer si Coveo lui convient vraiment.

L'erreur fatale? Un candidat qui accepte une offre sans comprendre la réalité du poste ou de la culture d'entreprise, pour démissionner quelques mois plus tard. C'est du temps et de l'énergie gaspillés des deux côtés.

D'où leur approche :

• Jouer carte sur table sur les attentes et les défis du rôle.
• Encourager le candidat à poser des questions franches.
• Lui donner une vision réaliste de ce qu'implique vraiment le poste.

L'entrevue finale n'est pas un simple passage obligé, c'est l'étape qui détermine si l'embauche sera un succès à long terme. En l'utilisant stratégiquement, Coveo s'assure d'éviter les erreurs coûteuses et de créer des relations de travail solides dès le départ.

Conclusion

En discutant avec l’équipe de Coveo, une chose ressort vite : oui, le processus d’embauche comporte plusieurs étapes, mais chaque step a son rôle bien précis. L’objectif? S’assurer que l’opportunité est un match parfait, autant pour les candidats que pour l’entreprise. Chez Coveo, c’est important que chaque personne soit à la bonne place pour avoir un impact, s’épanouir et innover – et ça commence dès le recrutement.

Par-contre, pas question pour l’équipe que le processus n’évolue pas; Coveo s’ajuste constamment en fonction du feedback reçu — histoire de toujours offrir une expérience candidat hors pair.

Ça te parle? Bonne nouvelle! Coveo investit constamment dans sa croissance et plusieurs rôles sont ouverts. Clique ici pour appliquer.

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